Zorgregistraties zijn een onmiskenbaar onderdeel van het zorgproces: ze vormen de basis voor de kwaliteit van de zorg. Ook dienen ze als input voor de declaraties waarmee zorgorganisaties verleende zorg daadwerkelijk vergoed kunnen krijgen. Daarnaast spelen zorgregistraties voor zorginstellingen een belangrijke rol bij het verkrijgen van de benodigde financiering. Des te belangrijker is het voor zorginstellingen om het zorgregistratie- en zorgdeclaratieproces optimaal in te richten en uit te nutten. Hoe is dit onlosmakelijk met elkaar verbonden? Dat lees je op deze pagina. Ook kijken we naar de samenwerking van Mextra (ECD) en Care Expert (zorgdeclaratiespecialist) en hoe zij gezamenlijk zorgorganisaties helpen om hun zorgbudget optimaal te benutten.
Zorgregistratie in het belang van de cliënt
Middels zorgregistraties kunnen zorgverleners de zorgbehoeften van cliënten adequaat documenteren en monitoren. Denk aan het vastleggen van relevante gegevens zoals behandelingen, medicatie en de voortgang van de cliënt. Dit stelt zorgverleners in staat om de kwaliteit van de zorg te borgen en de zorg zo nodig aan te passen en te verbeteren. Zorgregistratie dient daarom het belang van de cliënt. Alleen is de zorgregistratie en -administratie de laatste jaren een steeds zwaardere last voor de structureel overbelaste zorgverlener. Voor de flink toegenomen administratietaak is tegenwoordig eigenlijk niet voldoende tijd. Het is dan ook niet gek dat er in zorgregistraties wel eens fouten sluipen. Zonder met de vinger te hoeven wijzen, is het goed om te weten wat de impact hiervan is en hoe dit ondervangen kan worden. Dat leggen we graag uit.
Van zorgregistratie naar zorgdeclaratie en vergoeding
Naast het bewaken van het belang van de cliënt, vormen zorgregistraties de input voor declaraties.
Declaraties zorgen voor het omzetten van verleende zorguren en -minuten naar financiële ruimte en slagkracht voor de zorgorganisatie. Oftewel: hoeveel van het budget dat door de financier is vastgesteld, krijgt een zorgorganisatie daadwerkelijk vergoed en uitgekeerd? Hoeveel geld komt er binnen om de organisatie draaiende te houden, om medewerkers te kunnen inzetten en om zorg te verlenen aan cliënten? Als er structureel geld wegsijpelt, is het de vraag of een zorgorganisatie voldoende financiële reserves heeft om op korte termijn aan betalingsverplichtingen te voldoen, en om op lange termijn te blijven bestaan.
Sturen op ‘first-time-right’
Hoe nauwkeurig en conform alle eisen zorgverleners de zorg aan het begin van de keten registreren, hoe efficiënter ook de verwerking van declaraties door de administrateur. Naast de geregistreerde productie speelt het goed kunnen toepassen van de steeds veranderende wet- en regelgeving én het kennen van alle specifieke scenario’s en uitzonderingen uiteraard ook een rol. Diepgaande declaratiekennis bevordert de toegekende productie: de mate waarin ingediende zorgdeclaraties in één keer worden toegekend door de financier. Dat noemen we first-time-right. En dat is een belangrijke maatstaf om op te sturen, want afgekeurde zorgdeclaraties kosten een organisatie veel tijd en geld.
De hoge kosten van ‘last-time-wrong’
Niet alleen is het een tijdrovende klus voor de administrateur om te achterhalen waar de fout zit, of om instanties en gemeenten na te bellen en om eerder afgekeurde declaraties opnieuw in te dienen. Waar het echt om gaat, is dat alle afgekeurde zorgdeclaraties bij elkaar opgeteld een organisatie aanzienlijk veel geld kunnen kosten. Geld waar de zorgorganisatie eigenlijk op had gerekend: het budget was immers bestemd voor de zorg aan cliënten. Er kan dan minder, of soms zelfs géén zorg meer worden verleend. In het ergste geval staan de banen van medewerkers en het voortbestaan van zorgorganisaties op het spel – en cliënten in de kou.
Zorgregistratie leidend in budgetbepaling
Er is nóg een reden waarom wettelijk is vastgelegd dat zorgverleners alle zorg nauwkeurig moeten bijhouden en documenteren. Zorgregistraties dienen namelijk als basis voor het vaststellen van de benodigde financiering voor zorginstellingen. Financiers, zoals zorgverzekeraars, gemeenten en overheidsinstanties, beoordelen op basis van zorgregistraties of de verleende zorg overeenkomt met de vastgestelde indicaties en kwaliteitsnormen. Een suboptimaalingericht of uitgevoerd registratie- en declaratieproces leidt tot een scheef beeld van de werkelijkheid. Hoe meer afgekeurde of te laat uitgekeerde declaraties, hoe minder zorg er verleend of nodig lijkt. Terwijl dat in werkelijkheid dus anders zit. Dat leidt dan wél tot een slechtere onderhandelingspositie met financiers. En dat leidt weer tot minder budget. Een onnodige vicieuze cirkel met mogelijk serieuze gevolgen.
Hoe richt je het zorgregistratie- en zorgdeclaratieproces optimaal in?
De noodzaak van een makkelijk uitvoerbare zorgregistratie die aan alle eisen voldoet, zal nu voor iedereen helder zijn. En dat die registratie naadloos moet aansluiten op de zorgdeclaratie, ook. En vervolgens dat de zorgdeclaratie foutloos en op tijd moet worden ingediend om budget te verantwoorden, vergoeding te ontvangen en weer nieuw budget door de financier vastgesteld te krijgen voor een volgende periode. Maar hoe krijg je dit voor elkaar? Daar zit vaak de crux. Gelukkig bestaan daar mooie oplossingen en slimme specialisten voor. Als die ook nog eens samen optrekken, is de operationele en financiële impact voor de klant optimaal.
Mextra: het zorgdossier dat zorgregistratie eenvoudiger maakt
Het ECD van Mextra is een innovatieve dossieroplossing dat zorgverleners ondersteunt bij het registratieproces. Mextra heeft een centrale functie in het verzamelen, vastleggen en organiseren van zorgregistraties. De applicatie automatiseert het registratieproces waar mogelijk. Administratieve taken zoals het vastleggen van verleende zorg, worden zo voor zorgverleners een stuk eenvoudiger. Hierdoor kunnen zij meer tijd besteden aan het verlenen van zorg aan de cliënt. Voor elke financieringsvorm heeft Mextra specifieke workflows.
Na invoering worden alle relevante gegevens uit de zorgregistratie in het systeem van Mextra, via een koppeling doorgezet naar onze declaratiepartner Care Expert.
De meerwaarde van Care Expert als declaratiepartner
Care Expert is onze gespecialiseerde partner voor zorgdeclaraties in bijna alle zorgdomeinen in care. Hoe complex de wetgeving, de eigen invulling daarvan door de gemeente, de organisatiestructuur of het zorgaanbod ook is, Care Expert zorgt dat declaraties op tijd en correct kunnen worden ingediend. Ze onderscheiden zich van de meeste standaard declaratiemodules door hun toewijding waarmee ze alle kennisintensieve wetswijzingen doorvoeren en eenvoudig maken. Een absolute meerwaarde is de persoonlijke ondersteuning door hun declaratiespecialisten in de mate die de klant wenst. Bovendien leveren zij aanvullende dienstverlening zoals debiteurenbeheer, of rapportages met stuurinformatie uit de declaratiedata zoals het eerdergenoemde first-time-right-percentage. Zo kunnen ze klanten laten zien waar er in het proces geld blijft liggen, hoeveel geld er blijft liggen en hoe ze dat beter kunnen uitnutten. Wat verder opvalt, is de mogelijkheid om gebruik te maken van hun controlframework voor de zogenaamde ‘vierkantscontroles’. Dit zijn automatische, vroegtijdige signaleringen die al tijdens het declaratieproces aangeven waar foutieve of tegenstrijdige invoer of verwerking tot afkeur kan leiden.
Onze gezamenlijke klanten kunnen voor declaratievraagstukken dus altijd op Care Expert terugvallen, of een organisatie de administratie zelf blijft doen of dit geheel aan Care Expert uitbesteedt.
Waardevolle schakel tussen zorgregistratie en zorgfinanciers
Door de naadloze integratie met Mextra, heeft Care Expert toegang tot alle in het ECD vastgelegde zorgregistraties. Die worden vervolgens in het declaratiesysteem van Care Expert door de administrateur (óf van de organisatie zelf, óf van Care Expert) tot zorgdeclaraties verwerkt. Door het inzicht in het hele proces kan Care Expert in gesprek gaan met financiers over zorgregistraties die (deels) buiten de indicatie vallen, of over declaraties die om welke reden dan ook zijn afgekeurd. Zo krijgt Care Expert het vaak voor elkaar dat geleverde zorginspanningen alsnog worden vergoed. En dat komt de financiële slagkracht en stabiliteit van zorginstellingen ten goede.
Wanneer Care Expert het gehele declaratieproces overneemt, dan geven ze zelfs de garantie dat meer dan 99% van de declaraties wordt vergoed. Dat levert zorgorganisaties significant meer financiële slagkracht op, soms zelfs ter waarde van een aantal extra fte’s.
Bijdragen aan de transitie naar duurzame gezondheidszorg
Een geoptimaliseerd zorgregistratie- en -declaratieproces met behulp van Mextra en Care Expert draagt niet alleen bij aan de financiële gezondheid van zorginstellingen. Omdat we zorginstellingen helpen om hun financiële middelen efficiënter te beheren, leidt dit tot minder verspilling en tot duurzamere en effectievere zorgprocessen. Door ervoor te zorgen dat alle zorgactiviteiten nauwkeurig worden vastgelegd en geregistreerd, kunnen zorgverleners hun zorginspanningen ook beter afstemmen op de behoeften van cliënten. De zorg wordt zo efficiënter ingezet en ‘verspilling’ van kostbare zorg – in de vorm van zorgmiddelen, medicatie en personele kracht – wordt voorkomen. Zo ondersteunen we gezamenlijk de transitie naar duurzaamheid in de gezondheidszorg.
Samen helpen we de gezondheidszorg vooruit
Kortom, gezamenlijk maken Mextra en Care Expert een optimale benutting van zorgregistraties en -declaraties mogelijk voor zorgorganisaties. Door zorgverleners te ondersteunen bij het nauwkeurig vastleggen van gegevens, door een optimaal declaratieproces en door financiers te voorzien van kloppende inzichten in de verleende zorg, dragen we bij aan de kwaliteit, efficiëntie, continuïteit en duurzaamheid van de gezondheidszorg. Deze samenwerking is daarom bij uitstek een voorbeeld van hoe technologie en gespecialiseerde kennis de gezondheidszorg vooruit kunnen helpen.
We onderzoeken graag samen met jullie hoe Mextra & Care Expert jullie kunnen ontzorgen. Via deze link plan je een afspraak in wanneer het jullie past.
