Steeds meer zorgorganisaties geven cliënten toegang tot hun eigen dossier. Dat is een positieve ontwikkeling, passend bij een samenleving waarin transparantie en eigen regie steeds belangrijker worden.
In een eerder artikel schreef ik al over het belang van openheid in het dossier. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk is het vaak lastiger dan gedacht. Daarom in dit stuk: een aantal praktische handvatten om daarmee aan de slag te gaan.
De nieuwe werkelijkheid van openheid
Waar het dossier vroeger vooral bedoeld was voor collega’s en verantwoording, wordt het nu steeds vaker een middel voor samenwerking.
Ouders, jongeren of cliënten kunnen steeds vaker meelezen, hun eigen notities toevoegen of aangeven wat voor hen belangrijk is.
Dat vraagt iets van hulpverleners. Niet omdat ze iets te verbergen hebben, maar omdat woorden ertoe doen. Een neutrale zin kan in de ogen van een cliënt hard overkomen. En een snelle observatie kan ineens persoonlijker voelen dan bedoeld.
Van rapporteren naar communiceren
Bij Mextra zien we dat openheid in dossiers uiteindelijk leidt tot beter contact.
Wanneer cliënten meelezen, gaan hulpverleners bewuster schrijven: minder jargon, meer in gewone taal.
Ze beschrijven wat ze zien en doen, in plaats van wat ze vinden. Afspraken worden concreter, verslagen duidelijker. Dat is precies de beweging die we met Mextra willen ondersteunen: van rapporteren naar communiceren.
Overdracht en tegenoverdracht: zien wat er écht gebeurt
Iedere hulpverlener kent het: een cliënt die iets bij je oproept, sympathie, irritatie, medelijden of misschien wantrouwen. Helemaal menselijk, maar het beïnvloedt soms wat je opschrijft.
In de hulpverlening noemen we dit overdracht (wat de cliënt bij jou oproept) en tegenoverdracht (wat dat bij jou losmaakt). Die dynamiek is onvermijdelijk, maar ze kleurt wel de toon van een rapportage. Je beschrijft dan niet alleen wat je hebt waargenomen, maar ook wat je erbij voelde of hoe je het hebt geïnterpreteerd.
Een eenvoudige oefening: lees je eigen tekst nog eens terug en vraag jezelf af:
“Beschrijf ik wat ik heb gezien of wat ik heb gevoeld?”
Dat kleine moment van reflectie kan het verschil maken tussen een goed rapport en een waardevol verslag.
Professioneel schrijven volgens de beroepscode
De Beroepsvereniging van Professionals in Sociaal Werk (BPSW) benadrukt dat zorgvuldig rapporteren een vakvaardigheid is.
Een goed dossier laat zien wat er feitelijk is gebeurd, zonder oordeel of etiketten.
Het is geschreven in begrijpelijke taal, met respect voor de cliënt, en met ruimte voor reflectie op je eigen waarnemingen.
De BPSW stelt bovendien dat het dossier in de kern van de cliënt is: hij of zij heeft recht op inzage en correctie. Dat vraagt van professionals om bewust te schrijven, onderscheid te maken tussen feiten en interpretaties, en jargon te vermijden. Precies dat willen we met Mextra ondersteunen: professioneel én menselijk rapporteren, waarin transparantie vanzelfsprekend wordt.
Ervaren hoe het voelt om mee te lezen
Een waardevolle manier om teams bewust te maken van hun schrijfstijl, is door het zélf te ervaren vanuit het perspectief van ouders of cliënten. Een eenvoudige maar effectieve oefening: laat enkele teamleden tijdelijk de rol aannemen van ouder van een cliënt. Zij lezen gedurende een paar weken de rapportages alsof ze over hun eigen kind gaan.
Hoe komt de toon over? Begrijpen ze wat er bedoeld wordt? Voelen ze zich gezien of beoordeeld?
Door dit regelmatig in het team te bespreken, ontstaat een gezamenlijk leerproces.
Elke week kun je samen evalueren, reflecteren en bijstellen. Zo worden rapportages niet alleen inhoudelijk juist, maar ook een eerlijke en respectvolle weergave van wat je hebt gezien.
Bronnen:
Zorg en Welzijn: Zo schrijf je een begrijpelijke rapportage over je cliënt.
BPSW: Factsheet Dossier en rapportage.
Persoonlijke ervaringen Geert Klein Breteler, oprichter Mextra.
Samenvatting
Steeds meer zorgorganisaties geven cliënten inzage in hun dossier. Dat vraagt om een andere manier van rapporteren: helder, respectvol en zonder oordeel.
In dit artikel lees je hoe open dossiers bijdragen aan beter contact tussen hulpverlener en cliënt, waarom bewust schrijven essentieel is, en hoe overdracht en tegenoverdracht je woorden kunnen kleuren.
Met praktische tips, een oefening voor teams en verwijzingen naar de beroepsrichtlijnen van de BPSW laat Mextra zien hoe je van registreren naar communiceren gaat zodat het dossier niet alleen over iemand gaat, maar van iemand is.
Waarom is het belangrijk dat cliënten hun dossier kunnen inzien?
Inzage in het dossier versterkt de transparantie en de samenwerking tussen cliënt en hulpverlener. Het zorgt ervoor dat de cliënt zich serieus genomen voelt en beter kan meedenken over zijn eigen traject. Bovendien voorkomt het misverstanden: wat is besproken en vastgelegd, is voor iedereen zichtbaar.
Moet ik dan anders gaan schrijven als cliënten meelezen?
Ja, maar niet krampachtig. Het gaat erom dat je bewuster schrijft: helder, respectvol en zonder vakjargon. Beschrijf feiten in plaats van meningen en gebruik taal die de cliënt begrijpt. Schrijf zoals je zou praten wanneer de cliënt naast je zit.
Hoe voorkom ik dat mijn eigen gevoelens of aannames in het verslag terechtkomen?
Rapportages worden eerlijker, communicatie wordt opener en hulpverleners zien sneller wat het gezin nodig heeft om verder te komen. Dat begint met bewustwording. Overdracht en tegenoverdracht spelen in elk contact een rol: wat de cliënt bij jou oproept, kan onbewust je woorden kleuren. Neem bij het schrijven even afstand en vraag jezelf af: “Beschrijf ik wat ik heb gezien, of wat ik erbij voelde?”
Wat als ik iets moet rapporteren dat voor de cliënt moeilijk is om te lezen?
Eerlijkheid blijft belangrijk, ook bij lastige onderwerpen. Schrijf dan in duidelijke en respectvolle taal, zonder te veroordelen. Benoem feiten, leg context uit en bespreek gevoelige passages waar mogelijk ook mondeling met de cliënt. Dat voorkomt dat iets ‘tussen de regels door’ harder overkomt dan bedoeld.
Hoe kan ons team leren om beter te schrijven in open dossiers?
Een effectieve manier is om het samen te oefenen. Laat enkele collega’s tijdelijk de rol aannemen van ouder of cliënt en rapportages lezen vanuit dat perspectief.
Bespreek wekelijks hoe de teksten overkomen: is de toon begrijpelijk, invoelend, feitelijk? Door dit regelmatig te doen, groeit het bewustzijn en verbetert de schrijfstijl van het hele team.
Hoe ondersteunt Mextra dit in de praktijk?
Mextra is zo ontwikkeld dat hulpverleners, cliënten en verwanten op een veilige en overzichtelijke manier kunnen samenwerken in hetzelfde dossier.
Met begrijpelijke rapportage, gedeelde notities en toegankelijke taal helpt Mextra om van registreren naar communiceren te gaan, precies zoals de beroepscode het bedoelt.