Bij veel organisaties plannen hulpverleners hun afspraken nog zelf in. Dat werkt prima, tot je als backoffice of manager achteraf wilt vaststellen of iedere cliënt ook daadwerkelijk voldoende begeleiding heeft gekregen. Dan ontstaat extra werk: controles, correcties en afstemming met medewerkers.
Met centraal inplannen in Mextra draai je dit om.
Je werkt volgens het principe Planning = Realisatie: de planning is het uitgangspunt, de realisatie is een korte bevestiging.
Centraal Plannen: Wat verandert er in de praktijk
De backoffice plant vooruit
Bijvoorbeeld per kwartaal worden de uren en afspraken per cliënt ingepland. Dit geeft direct overzicht: wie krijgt wat, wanneer, en waar zitten risico’s op onder- of overbegeleiding?
De hulpverlener bevestigt de uitvoering
De hulpverlener heeft in Mextra de afspraken staan, kies je voor de Agenda view dan heb je een mooi overzicht over alle afspraken
De hulpverlener hoeft na de ingeplande afspraak meestal alleen:
- de afspraakstatus te wijzigen van Concept naar Ingediend
- eventueel de duur aan te passen als de afspraak korter of langer heeft geduurd dan gepland
Dit scheelt veel tijd, zonder dat je grip verliest. Natuurlijk gebruikt de hulpverlener hiervoor onze mobiele app, lekker makkelijk.
De voordelen op een rij
- Minder administratieve last voor hulpverleners
Geen eigen planning en minder registratie achteraf. - Meer grip op geleverde begeleiding
Je ziet eerder of cliënten achterlopen op de afgesproken uren. - Minder herstelwerk achteraf
Minder controles, minder uitzonderingen en minder correctierondes. - Rust en duidelijkheid in teams
Iedereen weet wat gepland staat en wat nog uitgevoerd moet worden.
Hoe zit dit bij controles?
Werken met Planning = Realisatie is een gangbare en verdedigbare werkwijze, mits het proces zorgvuldig is ingericht. Bij materiële controles draait het om de vraag of de geleverde zorg aantoonbaar past bij de beschikking, niet om het registreren van ieder individueel minuutje.
Door:
- vooraf te plannen op basis van indicatie of beschikking
- afspraken te bevestigen via een duidelijke status
- afwijkingen vast te leggen waar dat nodig is
blijft de registratie controleerbaar en neemt de administratieve last voor hulpverleners juist af.
Onderbouwing en bronnen
Deze werkwijze sluit aan bij landelijke richtlijnen en sectorafspraken:
- Nederlandse Zorgautoriteit (NZa)
De NZa geeft aan dat werken met Planning = Realisatie is toegestaan, mits periodiek wordt getoetst of de planning gemiddeld overeenkomt met de gerealiseerde tijd. - Z=P=R,T (Zorgplan = Planning = Realisatie, tenzij)
Deze methode wordt in meerdere zorgsectoren ingezet om registratielast te verminderen en toch controleerbaar te blijven. - Veldafspraken Zorgprestatiemodel
Binnen deze afspraken wordt Planning = Realisatie expliciet genoemd als geaccepteerde registratiewijze, mits afwijkingen inzichtelijk zijn. - Handreikingen materiële controle (o.a. VNG)
Hierin staat dat de nadruk ligt op aantoonbaarheid en logische samenhang tussen beschikking, uitvoering en registratie.
Wil je dit ook zo inrichten in jullie Mextra-omgeving? Laat het ons weten, dan kijken we samen naar een werkwijze die past bij jullie organisatie. Plan een afspraak in met onze afdeling Customer Succes om een en ander door te spreken.