Beta versie Tijdregistratie
De nieuwe beta versie van de module Tijdregistratie wordt steeds meer gebruikt.
Heeft jouw organisatie deze sterk verbeterde module nog niet in gebruik en stap je graag over, neem dan contact op met de Mextra helpdesk.
De meeste opties die hieronder zijn weergegeven moeten we eerst configureren voor jouw organisatie. Dus als je al gebruik maakt van deze beta versie en je mist een optie, bel of mail dan de helpdesk zodat ze je kunnen helpen met de configuratie.
Wat is er de afgelopen weken verbeterd? Een overzicht:
Weekoverzicht
Een compleet nieuwe weergave van alle relevante cliënten en acties per week. In beginsel ontwikkeld voor dagbesteding maar mogelijk ook voor andere vormen van zorg geschikt.
- Voor elke dag is er een knop om snel registraties te beheren.
- Je ziet in één oogopslag welke registraties al zijn ingevoerd
- Registraties toevoegen gaat sneller: de meeste velden vullen we alvast voor je in.
Medewerker selecteren bij registratie
Je kunt nu zelf bepalen voor welke medewerker je een registratie aanmaakt. Ideaal als je bijvoorbeeld centraal afspraken in wilt plannen voor je collega’s.
- Standaard staat de auteur als medewerker ingevuld.
- Je kunt dit wijzigen naar een andere medewerker.
- 🔔 Let op: deze functionaliteit werkt niet samen met de ’oude tijdregistratie’ module. Registraties waarbij de medewerker niet gelijk is aan de auteur worden daar niet weergegeven.
Statusbeheer voor registraties
We hebben een nieuw systeem geïntroduceerd voor het beheren van de status van geschreven uren. Hiermee krijgen zowel zorgmedewerkers als administratief medewerkers beter inzicht in de voortgang en verwerking van registraties.
We kennen de volgende statussen:
- Concept – Nieuw aangemaakte registraties krijgen standaard de status concept.
- Ingediend – Zorgmedewerkers controleren aan het einde van de week hun registraties, passen waar nodig iets aan en dienen deze vervolgens in bij de administratie.
- Geannuleerd – Als een afspraak niet heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld vanwege een no-show, kan de registratie worden afgewezen.
- Doorgezet – Administratief medewerkers controleren de ingediende registraties en zetten ze vervolgens door naar Care2Declare.
- Controleren – Het systeem denkt actief mee en markeert registraties met mogelijke fouten of ontbrekende informatie. Deze vragen om extra aandacht.
Waarschuwing bij overlappende registraties
Voorkom onbedoelde dubbele invoer met onze nieuwe waarschuwing voor overlappende registraties.
- Bij het invoeren van een registratie krijg je automatisch een melding als er al een registratie bestaat voor dezelfde combinatie van tijdvlak en cliënt.
- De waarschuwing is niet blokkerend – je kunt de registratie alsnog opslaan als dat gewenst is.
- Werkt jouw organisatie bewust met overlappende registraties? Dan kun je deze waarschuwing uitschakelen via de instellingen.
Vervoer registreren als ‘bonus’.
Voor organisaties die vervoer apart willen registreren – bijvoorbeeld naast dagbesteding – is er nu een handige toevoeging:
- Selecteer eenvoudig ‘Vervoer’ als bonusactie bij een bestaande registratie.
- Het systeem maakt automatisch een extra registratie aan voor de vervoersactie.
Zo hoef je niet langer 2 aparte registraties te maken, alweer een paar klikken minder.
Overige verbeteringen
- Je kunt nu meerdere registraties tegelijk verwijderen.
- Het is mogelijk om een standaard OE-item in te stellen op organisatieniveau.
- OE-items kunnen verborgen worden op organisatieniveau, zodat gebruikers alleen relevante opties zien.
- Het veld “Kilometers” kan indien gewenst worden verborgen.
- Nieuw optioneel veld toegevoegd: “Kilometers (woon-werk)”, voor het apart registreren van woon-werkverkeer omdat daar meestal een ander tarief tegenover staat.
Incidentenmodule (MIC-MIM)
Gebruik je nog een formulier voor incidenten? Stap over op de Incidentenmodule
E-mail notificatie bij nieuw aangemaakt incident.
Wanneer een medewerker een nieuw incident registreert, kunnen nu automatisch één of meerdere verantwoordelijke collega’s een e-mailnotificatie ontvangen.
Zo blijft iedereen die actie moet ondernemen direct op de hoogte.
Maak snel een afspraak met Charles om deze module in te richten en te activeren.
In de ontwikkelcyclus tot 1 september werken we aan onder andere de volgende zaken: ✅ We verwerken de feedback die we hebben ontvangen van gebruikers. 📅 De mogelijkheid om meerdere types registraties toe te voegen, zoals algemene afspraken. Hiermee wordt de tijdregistratie een afsprakenmodule. Je kunt dan b.v. ook een tandartsafspraak voor de client vastleggen. 🗓️ Meer controle over wat er wordt weergegeven in de Kalender/Agenda-weergaves. 🔍 Verbeterde filtermogelijkheden, zodat je sneller vindt wat je zoekt. 🧩 Verdere optimalisaties in de configuratie van de Tijdregistratie module, voor meer flexibiliteit per organisatie. 🪄 Eerste toepassing van Mextra-AI – Samenvattingen van rapportages
We introduceren de eerste AI-toepassing binnen Mextra: het automatisch genereren van een samenvatting van rapportages, bedoeld ter ondersteuning van bijvoorbeeld evaluatiegesprekken of MDO’s. In het project is aangetoond dat deze toepassing heel veel tijd gaat besparen. Voordat we deze toepassing breder beschikbaar maken, zullen we een oplossing moeten ontwikkelen om de bijbehorende AI-kosten in bundels aan te kunnen bieden.
We hebben twee nieuw medewerkers bij Mextra.
Azez Salami, hij werkt sinds 1 juni bij Mextra als software developer. Azez werkt van maandag t/m vrijdag. en Alaa Al Ewaihi, zij is 1 juli begonnen als medewerker Support. Alaa werkt van maandag t/m donderdag, op vrijdag gaat ze de opleiding ICT system engineer doen.