Minder administratie
Van registratie naar relatie
Er is iets geks aan de hand in de hulpverlening. We werken in een vak dat draait om mensen, om luisteren, om nabijheid. Toch lijkt het soms alsof onze aandacht steeds vaker naar het scherm gaat in plaats van naar de mens tegenover ons. De tijd die we besteden aan registreren, rapporteren en verantwoorden groeit gestaag. En eerlijk is eerlijk: het voelt soms alsof we meer aan het bewijzen zijn dát we goed werk doen, dan dat we het daadwerkelijk doen. Wat we allemaal willen is minder administratie.
Een dag in de schoenen van een ambulant begeleider
Wie ooit heeft meegelopen met een ambulant begeleider, weet hoe vol en veelzijdig een dag kan zijn. ’s Ochtends een cliënt die worstelt met schulden, daarna eentje die vecht tegen een verslaving. Tussendoor bellen met het wijkteam, overleggen met een gemeente, nog even een mailtje naar een collega. En dan, als je eindelijk een moment hebt om op adem te komen wacht daar nog dat digitale dossier dat ingevuld moet worden.
Veel hulpverleners zeggen het hardop: “Het rapporteren kost me soms meer tijd dan het gesprek zelf.” En dat is pijnlijk, want juist dat gesprek is waar het allemaal om draait. Die ene blik, dat kleine moment van vertrouwen, dáár gebeurt het echte werk.
Registreren hoort erbij, maar het mag geen doel worden
Begrijp me goed: registreren is belangrijk. Zonder verslaglegging geen overdracht, geen transparantie, geen continuïteit van zorg. Maar registreren is bedoeld als hulpmiddel, niet als eindstation.
Toch voelt het soms alsof we vastzitten in een systeem van regels, formats en vinklijstjes. Alsof de logica van het systeem bepaalt hoe we werken, in plaats van de logica van de mens. De Raad voor Volksgezondheid en Samenleving zei het al treffend: regels hebben de neiging zich te vermenigvuldigen. En wie er ooit middenin zat, weet hoe waar dat is.
De kracht van het korte verslag
Wat nou als registreren juist simpeler mag? Uit onderzoek blijkt dat een kort, direct verslag, gewoon even na het gesprek een paar zinnen over wat écht belangrijk was, veel effectiever is dan een uitgebreid rapport achteraf.
Twee redenen:
- Je schrijft terwijl het nog vers is. De toon is menselijker, eerlijker, minder afstandelijk.
- Het blijft haalbaar. Een korte notitie is sneller klaar en makkelijker terug te lezen.
Bij Mextra zien we dit dagelijks gebeuren: organisaties die hun hulpverleners meer vrijheid geven in hoe ze registreren, merken dat de kwaliteit van de rapportages omhooggaat en de registratiedruk omlaag. Want laten we eerlijk zijn: een goed verslag is niet per se een lang verslag.
Technologie is een zegen… als ze in dienst blijft van de mens
Technologie kan enorm helpen, mits ze de juiste rol krijgt. AI kan bijvoorbeeld notities samenvatten of conceptverslagen genereren. Handig, zolang de professional de regie houdt. Want geen enkel algoritme kan de nuance of het gevoel van een gesprek vangen zoals een mens dat kan. De bedoeling van technologie zou simpel moeten zijn: meer tijd vrijmaken voor contact. Niet om de afstand te vergroten.
Van vinkje naar verbinding
De stap van registratie naar relatie begint niet bij software, maar bij een mentaliteitsverandering.
Durf te kiezen voor eenvoud.
Geef hulpverleners vertrouwen in hun eigen oordeel.
En stel samen de vraag: wat is nu écht nodig om vast te leggen?
Gebruik systemen om te ondersteunen, niet om te sturen. Uiteindelijk is de kwaliteit van hulp niet te meten in het aantal ingevulde velden, maar in het vertrouwen tussen twee mensen.
Terug naar de bedoeling
We raken soms zo verstrikt in protocollen dat we bijna vergeten waarom we ooit voor dit vak kozen. Teruggaan naar de bedoeling betekent de mens weer centraal zetten. Niet het formulier, maar de vraag: wat heeft deze persoon nu nodig?
Dat vraagt lef van organisaties om processen eenvoudiger te maken. Maar het betaalt zich ruimschoots terug: rust, overzicht, meer werkplezier en betere resultaten voor de cliënt.
Bij Mextra geloven we dat eenvoud de sleutel is. Registreren mag, maar het moet dienend blijven. Daarom bouwen we onze systemen zó dat hulpverleners vooral kunnen doen waar ze het verschil maken: er écht zijn voor mensen.
Tot slot
‘Van registratie naar relatie’ is geen oproep tot chaos, maar een pleidooi voor balans.
Want ja, we hebben regels en systemen nodig. Maar wat we nog harder nodig hebben, is tijd, tijd voor echt contact, voor een gesprek zonder klok, voor het luisteren zonder haast.
Want dáár, in dat moment van verbinding, gebeurt wat geen enkel systeem ooit kan vastleggen.
Bronnen